الرئيسية
من طرف ahmed2 2008-10-07, 21:35 إجراءات الضبط الداخلى والمراجعة
أولا - الجهاز التنظيمى والمحاسبة العامة
الإجراءات
• المسئوليات والصلاحيات المعطاة لكبار المسئولين فى الشركة.
• الأشخاص المفوضين بالدخول فى معاملات وتنفيذها.
• الأشخاص المسئولون عن الموجودات الثابتة.
• الأفراد المسئولون عن وظائف الضبط المالى.
وهل تراجع الانحرافات المهمة وتشرح أسبابها؟
• هل يجرى التحرى عنهم قبل ترشحيهم؟
• هل يلزم التأمين عليهم ضد سوء الأمانة؟
• هل يوجد تأمين على النقد فى الطريق؟
وهل يتم تبليغ تلك السياسات للموظفين؟
• معالجة المقبوضات النقدية, واستلام البضاعة المشتراة, وشحن البضاعة الجاهزة.
• توقيع الشيكات, والموافقة على الفواتير, والموافقة على أوامر الشراء.
• مسك دفاتر الاستاذ والسجلات المساعد.
ثانياً - المبيعات والذمم المدينة
الإجراءات
هل تتم الموافقة على هذه النماذج وهل تخضع لما يلى:
• الترقيم المسبق.
• تسجيلها فى دفتر تسلسلى أو الاحتفاظ بصورة عن جميع أوامر البيع الصادرة فى ملف واحد.
• الترقيم المسبق.
• تسجيلها فى دفتر تسلسلى أو الاحتفاظٍ بصورة عن جميع وثائق الشحن الصادرة فى ملف واحد.
• تبليغ قسم الشحن فورا بها.
• تبليغ المستودعات فورا بها.
• ابلاغ قسم الفواتير فورا بها.
• رقم أمر البيع.
• اسم العميل.
• المكان الذى ستشحن له.
• وصف كامل للبضاعة وكميتها.
• تاريخ الشحن.
• وسيلة الشحن.
• الإقرار بالاستلام
• الترقيم المسبق.
• محاسبة رقمية للتأكد من أن جميع الفواتير قد قيدت فى وقتها.
• تدقيق الصحة الحسابية بإعادة التجميع.
• تراجع من قبل موظف مسئول مستقل عن وظائف النقد والذمم المدينة.
• ترسل لهم بالفاكس من قبل موظف مستقل عن وظائف النقد والذمم المدينة.
ثالثاً - المشتريات والذمم الدائنة
الإجراءات
• الترقيم المسبق.
• محاسبة رقمية لا ينطق من أن جميعها قد قيد فى وقته.
• تدرج بالتفصيل فى سجل تسلسلى أو ملف تسلسلى لصور عن الصادرة منها.
• وصف وكمية البضاعة وما اذا كانت مقبولة.
• تاريخ الاستلام.
• توقيع الشخص الموافق على الاستلام.
• الترقيم المسبق.
• محاسبة رقمية لا ينطق من ان جميعها قد قيد فى وقته.
• تدرج بالتفصيل فى سجل تسلسلى أو ملف تسلسلى لصور عن الصادرة منها.
• توزيع صور منها لإرفاقها مع أوامر الشراء وفواتير الموردين ولقيدها فى سجلات البضاعة, اذا كانت مستعملة.
• ملف طلبات الشراء.
• ملف متابعة أوامر الشراء المحلية.
• ملفٍ أوامر الشراء المحلية المنفذة.
• ملفٍ متابعة أوامر الشراء الخارجية.
• ملف أوامر الشراء الخارجية المنفذة.
• ملف المورد.
رابعاً - الرواتب والأجور
الإجراءات
• المسئولين الذين يوافقون على توظيف العاملين الجدد وتحديد رواتبهم, وانتهاء الخدمة.
• مسك سجلات الذاتية.
• تجهيز جدول الرواتب والأجور.
• الموافقة على جدول الرواتب والأجور.
• المدفوعات النقدية.
• مسك الاستاذ العام.
تسمح باحتساب الأجر الإجمالى بموجب أنظمة الإدارة.
تشتمل على معلومات كافية لتوزيع كلفة الرواتب والأجور.
يوافق عليها كتابيا من قبل المديرين والمشرفين قبل ارسالها للأشخاص الذين يجهزون الرواتب والأجور.
• كشف الرواتب والأجور.
• قسيمة دفع راتب.
• كشف الرواتب والأجور غير المدفوعة.
• ملف موظف.
• ملف جدول الرواتب والأجور.
• ملف انتهاء الخدمة.
خامسا - النقدية وما يعادلها
الإجراءات
أهداف مراجعة النقد:
اجراءات مراجعة النقد:
أ- بالنسبة لحسابات البنوك التى فتحت أو أغلقت (ان وجدت) خلال السنة.
ب- تحقق من وجود الموافقة على الفتح أو الإغلاق فى محاضر جلسات مجلس الإدارة.
ج- أرسل كتاب طلب التثبيت للبنوك بتاريخ 31 ديسمبر.
أ- اختبر الدقة الحسابية للتسويات.
ب- راجع واحصل على تفسير لبنود التسوية غير العادية.
ج- طابق رصيد البنك حسب الدفاتر والتسويات مع الرصيد حسب مصادقة البنك.
د- تأكد من أن التسويات البنكية معدة وموقعة بشكل أصولى.
سادساً - المدينون والأرصدة المدينة الأخرى
الإجراءات
أهداف مراجعة المدينين والأرصدة المدينة الأخرى:
برنامج مراجعة المدينين والأرصدة المدينة الأخرى:
أ- تأكد من صحة المجموع أفقيا وعموديا.
ب- طابق مجموع الكشف مع الأستاذ المساعد للذمم المدينة.
ج- اختر بعض بنود من الكشف أعلاه وتتبعها إلى حساباتهم الافرادية وتتبع
حركات حسابهم.
د- خلال السنة من حيث وجود المستندات الثبوتية الكافية.
هـ - من خلال الكشف المعمر للذمم قدر قيمة ومدى أهمية اخذ مخصص
للديون المشكوك فى تحصيلها.
أ- طابق طلبات التثبيت من حيث الرصيد والعنوان وذلك مع سجلات ودفاتر العميل.
ب- اذا طلب العميل استبعاد أى عميل من العينة فأحصل منه على تفسير لذلك.
ج- طابق الأرصدة الواردة ضمن اجابة الزبون مع دفاتر العميل وتحقق من
أى فروقات.
أ- أختبر البنود التى سددت لاحقا بالرجوع إلى اشعارات الدفع.
ب- افحص الفواتير وجميع المستندات التى أدت إلى الزيادة فى رصيده المدين.
ج- تأكد من وجود الزبون (من حيث انه ليس زبون وهمى) من أى مصادر أخرى.
أ- الساحب, تاريخ الاستحقاق, المبلغ وأسم البنك المسحوب عليه.
ب- اجمع الجدول عموديا وطابق المجموع مع الأستاذ العام.
ج- تفحص جميع أوراق القبض التى بحوزة العميل.
سابعاً - البضاعة الموجودة بالمنشأة
الإجراءات
أهداف مراجعة:
إجراءات مراجعة البضاعة:
أ- دورة البضاعة(كلفة المبيعات/صافى المبيعات).
ب- نسبة الربح الإجمالى (الربح الإجمالى/صافى المبيعات)
أ- قم بجرد عينة مناسبة من البضاعة وطابقها مع كشف الجرد الفعلى الموقع
من العميل.
ب- اكتب مذكرة حول مراقبتك لجرد البضاعة.
أ- تتبع أخر إرساليات صادرة استعملت قبل الجرد إلى سجل المبيعات وتأكد من
أن هذه الكميات.
ب- قد سجلت كمبيعات خلال السنة الحالية.
ج- تتبع بعض الإرساليات التى استعملت بعد الجرد إلى سجل المبيعات وتأكد من
أن هذه الكميات.
د- قد سجلت كمبيعات فى السنة اللاحقة.
هـ - اختر عينة من الإرساليات الواردة المستلمة قبل الجرد وتأكد من إن الذمم
الدائنة المتعلقة بها.
و- قد سجلت قبل أو بتاريخ الجرد.
ثامناً - المصروفات المدفوعة مقدماً
الإجراءات
أهداف مراجعة المصروفات المدفوعة مقدما:
إجراءات مراجعة المصروفات المدفوعة مقدما:
أ- الرصيد فى بداية السنة.
ب- الإضافات بالتكلفة.
ج- الاستبعادات المحملة على المصروف وعلى الحسابات الأخرى.
د- الرصيد فى نهاية السنة.
تاسعاً - الموجودات الثابتة
الإجراءات
أهداف مراجعة الموجودات الثابتة:
إجراءات مراجعة الموجودات الثابتة:
أ- الأرصدة الافتتاحية والختامية لكل اصل بالتكلفة.
ب- الإضافات والاستبعادات لكل اصل بالتكلفة.
ج- نسبة الاستهلاك الخاصة بكل أصل.
د- الأرصدة الافتتاحية والختامية للاستهلاكات المتراكمة.
هـ - الإضافات والاستبعادات من الاستهلاك المتراكم.
أ- تأكد من الموافقة الإدارية على إضافة ذلك الأصل.
ب- افحص المستندات المؤيدة .
أ- أوراق من الموافقة الإدارية على استبعاد ذلك الأصل.
ب- افحص المستندات المؤيدة المتعلقة باستبعاد ذلك الأصل.
ج- حدد إن الاستبعاد من حساب الأصل والاستهلاك المتراكم المتعلق به كان صحيحا.
د- حدد إن الربح أو الخسارة على الاستبعاد قد جرى قيده وتصنيفه بالشكل الصحيح.
عاشراً - الذمم الدائنة
الإجراءات
أهداف مراجعة الذمم الدائنة:
إجراءات مراجعة الذمم الدائنة:
أ- قم بالإجراءات اللازمة لمطابقة أرصدة الذمم المدينة المقابلة لها فى دفاتر
الشركات الزميلة.
ب- احصل على تثبيت من الشركة الزميلة.
أ- أفحص الإرساليات التى لم تشفع بفواتير الموردين.
ب- فحص ملف الفواتير التى لم يجهز بها سندات قيد وكذلك كشوفات حساب الموردين.
حادى عشر - حقوق الملكية
الإجراءات
أهداف مراجعة حقوق الملكية:
إجراءات مراجعة حقوق الملكية:
ثانى عشر - المبيعات والإيرادات
الإجراءات
أهداف مراجعة المبيعات والإيرادات.
أهداف مراجعة المبيعات والإيرادات:
أ- اختر فواتير بيع لاختيارها من سجل المبيعات لبضعة أيام قبل وبعد نهاية السنة
وحدد إذا كانت قد سجلت فى الفترة الصحيحة.
ب- افحص بعض من الإشعارات الدائنة الصادرة للزبائن بهدف تحديد
البضاعة المرتجعة من حيث تاريخ الاستلام وتحديد الفترة التى يجب إن تسجل بها.
ج- استفسر من العميل عما إذا كانت هناك أية مبيعات لم يتم قيدها فى الدفاتر
وحدد الفترة المناسبة لتسجيلها(إن وجد).
ثالث عشر - تكاليف والمصاريف
الإجراءات
أهداف مراجعة التكاليف والمصاريف:
إجراءات مراجعة التكاليف والمصاريف:
• م.الديون المشكوك فى تحصيلها(الذمم الدائنة)
• م.التأمين(التأمين المدفوع مقدما)
• م.الاستهلاك(الموجودات الثابتة)
• الخسائر الناتجة عن بيع أصول(الموجودات الثابتة)
• الأتعاب المهنية.
• الإيجارات.
• الرواتب.
• الصيانة والمحروقات.
• البضاعة المنتهية الصلاحية والتالفة.
1- هل يوجد رسما حديثا للهيكل التنظيمى؟
2- هل يوجد وصف للوظائف ولوائح القائمين بها تبين ما يلى:-
3- هل تجهز تقارير مالية للادارة دوريا (مثلا كل شهر) تسمح بمقارنة أرصدة
الحسابات مع التقديرات أو الميزانيات التقديرية؟
4- هل يتم تجهيز ميزانيات تقديرية؟
5- هل الميزانيات التقديرية معدة بشكل يمكن من المقارنة الفعالة مع النتائج الفعلية؟
6- هل هناك اجتماعات نظامية لمجلس الإدارة لوضع السياسات والأهداف,
ومراجعة انجازات الشركة, لاتخاذ القرار المناسب؟ وهل تجهز محاضرة لهذه
الاجتماعات؟
7- بالنسبة للمسئولين عن حيازة النقد: -
8- هل لدى الشركة سياسات وإجراءات محاسبية مكتوبة؟
9- هل للمسئول الرئيسى عن المحاسبة فى الشركة صلاحية كافية فوق موظفى قسم المحاسبة وسجلات المحاسبة؟
10- هل يقوم بمسك الأستاذ العام أشخاص لا تشمل واجباتهم ما يلى:
11- هل القدرة على الوصول إلى الاستاذ العام والسجلات المتعلقة به مقصورة على المسئولين عن الاستاذ العام.
12- هل يتم حفظ الاستاذ العام والسجلات المتعلقة به فى مكان أمين (مثلا خزانة محكمة الاغلاق وتكون ضد الحريق).
13- هل هناك تغطية تامين على موجودات الشركة كافية وفقا لتعليمات الإدارة؟
14- هل تراجع قيود اليومية ويوافق عليها أفراد معينون وفى المستوى المناسب من جهاز الشركة؟
15- هل تشرح جميع قيود اليومية وتؤيد مستنديا بشكل واف؟
16- هل الأشخاص المعينون لمراجعة قيود اليومية والموافقة عليها مستقلون عن تجهيزها؟
17- هل جميع قيود اليومية مقترنة بموافقة الإدارة.
18- هل تخضع جميع القيود المحاسبية لضوابط معينة للتأكيد من اكتمال دورتها المحاسبية.
19- هل تشمل جميع القيود المحاسبية على تعريف كاف بالحسابات التى يجب أن تسجل بها؟
20- هل حسابات الاستاذ العام مرتبة ومبوبة لما ييسر تجهيز البيانات المالية بشكل فعال؟
21- هل هناك تعليمات مكتوب وافية لتجهيز البيانات؟
22- هل تخضع البيانات لمراجعة, شاملة بما فى ذلك مقارنات مع الفترة
السابقة ومع مبالغ الميزانية التقديرية من قبل المستويات المسئولة فى
الشركة قبل اصدار هذه البيانات؟
1- هل يوجد فصل بين وظائف المبيعات والموافقة على البيع الآجل والشحن وتجهيز الفواتير ووظائف النقد والمحاسبة؟
2- هل سياسات قبول طلبات البيع الموافق عليها محددة بشكل واضح؟
3- هل المسئوليات محددة فى طلبات البيع, والعملاء, والبيع الآجل, وشروط البيع؟
4- هل تجرى الموافقة على طلبات البيع بتفويض من الإدارة قبل الشحن؟
5- هل تسجل أرقامٍ جميع طلبات البيع الموافق عليها إلى أوامر الشحن, أوامر العمل, الفاتورة, سند التسليم, لائحة التعبئة؟
6- هل يتم تأدية خدمات للعملاء دون مقابل, وهل يتم الموافقة على ذلك من قبل الأشخاص المخولين؟
7- هل تراجع دوريا طلبات البيع التى لم يوفى بها بعد؟
8- هل يتم تبليغ موظفى المبيعات وقسم الفواتير بمعلومات الأسعار السياسات المتعلقة بأجور الشحن والبضاعة المستردة؟
9- هل يبلغ موظفى المبيعات والمحاسبة عن معدلات العمولات؟
10- هل هناك تعريف واضح لسياسة قبول مخاطر تسليف العملاء, ويتم تبليغ المعنيين بها؟
11:
